Για την αναγκαιότητα των αλλαγών στην επιχειρηματική δραστηριότητα

Κάθε συλλογή σαφώς διακριτών και καλώς καθορισμένων αντικειμένων που προέρχονται από τον χώρο της εμπειρίας (υλικά αντικείμενα) ή των διανοημάτων (άυλες έννοιες ή κοινωνικοοικονομικές κατηγορίες), τα οποία θεωρούνται ως μια ολότητα αποτελεί ένα σύνολο.

Κάθε σύνολο, τα στοιχεία του οποίου αποτελούν οντότητες, που έχουν το χαρακτηριστικό ότι κάθε μία από αυτές αλληλοεπιδρά ή συσχετίζεται με τουλάχιστον μίαν άλλη από το ίδιο σύνολο, αποτελεί ένα σύστημα. Μία οντότητα που δε συσχετίζεται / αλληλοεπιδρά με κανένα στοιχείο δεν αποτελεί μέρος του συστήματος. Ένα υποσύνολο των στοιχείων ενός συστήματος το οποίο είναι σύστημα από μόνο του λέγεται υποσύστημα. Ο ορισμός ενός συστήματος βασίζεται στο «συστηματικό», δηλαδή επαναλαμβανόμενες προσεγγίσεις που  χρησιμοποιούν δεδομένα και πληροφορίες, έτσι ώστε να είναι δυνατή η γνώση και αφομοίωσή τους, η επεξεργασία τους και τελικά η βελτίωση του συστήματος. 

Κάθε μια από αυτές τις επαναλαμβανόμενες προσεγγίσεις έχει έναν μέσο χρόνο κύκλου λειτουργίας / «ζωής», ένα κόστος και έναν βαθμό μετρήσιμης τελικής αποτελεσματικότητας. Για να μειώσετε το κόστος μπορείτε να μειώσετε το χρόνο του κύκλου εξαλείφοντας δραστηριότητες χωρίς προστιθέμενη αξία.  Αντίστοιχα μπορείτε να βελτιώσετε τις δραστηριότητες προστιθέμενης αξίας, ώστε να παρέχουν ακόμη μεγαλύτερη αξία.

Όταν πρόκειται για βελτίωση της απόδοσης, μιλάμε για ένα από δύο θέματα - αλλαγή των συστημάτων ή αλλαγή της συμπεριφοράς. Η συνήθης προσέγγισή μας είναι να ζητάμε από τους ανθρώπους να αλλάξουν τη συμπεριφορά τους, παρόλο που αυτή η προσέγγιση είναι σπάνια άμεση και αποτελεσματική.

Μια πιο άμεση – και σχετικά πιο εύκολη - προσέγγιση είναι να αλλάξει το σύστημα, που με τη σειρά του θα αναγκάσει ή τουλάχιστον θα ανακατευθύνει την αλλαγή συμπεριφοράς. Τα συστήματά συνήθως μας δίνουν αυτό για το οποίο είναι σχεδιασμένα. Δεν είναι ικανά να μας δώσουν κάτι περισσότερο. Όμως δέχονται εξωγενείς και εσωτερικές επιδράσεις που τα οδηγούν σε αλλαγές. «Ποταμώ ουκ έστιν εμβήναι δις τω αυτώ» έλεγε ο Ηράκλειτος. Αλλαγές σε θετική ή αρνητική κατεύθυνση. Στη σύγχρονή εποχή, σειρά από παράγοντες έχει οδηγήσει σε ακόμη μεγαλύτερη επιτάχυνση αυτών των αλλαγών.

Ποιοι παράγοντες επιδρούν σε αυτή την επιτάχυνση;

Πολιτικοί: Η κυβερνητική πολιτική, οι διεθνείς δεσμεύσεις και κανόνες.

Οικονομικοί: Η τοπική δυναμική και οι διεθνείς τάσεις

Κοινωνικοί:  Οι δημογραφικές εξελίξεις, ο τρόπος ζωής & τα κοινωνικά πρότυπα, ο καταναλωτισμός

Τεχνολογικοί: Οι νέες εφαρμογές και καινοτομίες, το επίπεδο Τεχνολογιών, Πληροφορικής και Επικοινωνιών, η επιστημονική & τεχνολογική έρευνα

Υγειονομικοί (Ήταν υποτιμημένοι μέχρι πρόσφατα): Το εισόδημα & η ποιότητα ζωής, οι επιδημίες, οι σύγχρονες ασθένειες, το σύστημα υγείας

Περιβαλλοντικοί: Η κατανάλωση ενέργειας, η διασπάθιση φυσικών πόρων, η ανακύκλωση αποβλήτων, η επαναχρησιμοποίηση υλικών

Νομικοί:  Το νομικό και ρυθμιστικό πλαίσιο της επιχειρηματικής δραστηριότητας (ανταγωνισμός, εργασία, αδειοδότηση, δικαιώματα πνευματικής ιδιοκτησίας)

Απαιτείται λοιπόν συνεχής ετοιμότητα των επιχειρηματιών για να προσαρμοστούν στις νέες συνθήκες. Καλούνται να διαμορφώσουν νέες  στρατηγικές και νέες δραστηριότητες, που θα συμμορφώνονται με κάποιο από τους παρακάτω τρεις βασικούς τύπους στρατηγικών αλλαγών:

Αναδιοργάνωση: Όχι μόνο της δομής αλλά και του συστήματος συλλογής, ανάλυσης και αξιοποίησης πληροφοριών, της πολιτικής ανθρώπινων πόρων και της εταιρικής κουλτούρας

Επανασχεδιασμός παραγωγικών διαδικασιών: Που απαιτεί και αλλαγή επιχειρησιακών λειτουργιών

Επίτευξη καινοτομιών: Χρησιμοποιώντας τις δεξιότητες, ικανότητες και τους πόρους της επιχείρησης σας για τη δημιουργία νέων προϊόντων / υπηρεσιών / ακόμη και νέων τεχνολογιών

Είναι όμως επιθυμητές οι αλλαγές για όλους τους άμεσα εμπλεκόμενους (διεύθυνση, μετόχους, προσωπικό, πελάτες, προμηθευτές) στο σύστημα σχέσεων της εταιρείας; Συνήθως όχι. Ποιες είναι οι αιτίες αντίστασης στις αλλαγές;

·        Η ανασφάλεια που πηγάζει από την άγνοια

·        Η απειλή διάλυσης της εσωτερικής ομάδας / τμήματος & των σχέσεων

·        Η δυσπιστία μεταξύ ηγεσίας και προσωπικού (είναι αυτή κύρια;)

·        Το οικονομικό συμφέρον (ή μήπως αυτή;)

·        Η διατάραξη των «συμβολισμών» (μείωση του «φαίνεσθαι»)

·       Η ταλαιπωρία των εμπλεκομένων (κατάρτιση, μετεγκατάσταση, αύξηση της εργασίας)

·        Τα ταμπού και οι προκαταλήψεις

Εάν αντιμετωπιστούν επιτυχώς τα παραπάνω θα μπορέσουμε να προχωρήσουμε στις αναγκαίες αλλαγές. Πάντως όχι από τη μια μέρα στην άλλη. Απαιτείται ένα χρονικό διάστημα προεργασίας και εφαρμογής, ανάλογο του εύρους και της ουσίας των επιδιωκόμενων αλλαγών. Ποια είναι όμως τα στάδια αυτής της μετάβασης; Η άγνοια της αναγκαιότητας των αλλαγών χαρακτηρίζεται ως το μηδενικό στάδιο. Αυτά που μας ενδιαφέρουν είναι τα παρακάτω έξη: 

1.      Πληροφόρηση & έρευνα

2.      Διάλογος, πειθώ & προετοιμασία

3.      Καθολική υποστήριξη

4.      Πιλοτική δοκιμή

5.      Συνολική εφαρμογή  

6.      Αφομοίωση & δημιουργική εμβάθυνση και επέκταση

Είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι πρέπει να ασχοληθούμε με αναγκαίες και ουσιαστικές αλλαγές του τρόπου με τον οποίο γίνεται το σύνολο των εργασιών στην επιχείρησή. Κάτι όμως που «πάει καλά» δεν θα πρέπει να το «πειράξουμε» όσο δεν μας έχει δώσει επιζητούμενα σημάδια παρέμβασης.  

Στόχος μας είναι να βελτιώσουμε  ότι ήδη υπάρχει, εξαλείφοντας τα βήματα που δεν έχουν προστιθέμενη αξία και, ενδεχομένως, προσθέτοντας νέα βήματα που έχουν μεγαλύτερη προστιθέμενη αξία ή ενδεχομένως να δημιουργήσουμε κάτι που μέχρι σήμερα δεν υπήρχε.